Teamassistenz Empfang und Administration (m/w/d)

Als Teamassistenz Empfang und Administration bist du eine wichtige Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden, Bewerber:innen, Gäste und Dienstleister. Gemeinsam mit dem Team sorgst du dafür, dass unser Empfang während der üblichen Bürozeiten zuverlässig besetzt ist.

Empfang und erste Anlaufstelle

• Betreuung unseres Empfangs während der Bürozeiten
• Freundlicher Empfang von Gästen, Bewerber:innen und Dienstleistern
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung und Weiterleitung allgemeiner E-Mails und Anfragen
• Verwaltung von Besucher:innen, Besprechungsräumen und Zugangskarten
• Bearbeitung und Verteilung der Ein- und Ausgangspost

Büroorganisation und Administration

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Verbrauchsmaterialien
• Pflege von Übersichten, Listen und Kontaktdaten
• Koordination organisatorischer Anliegen im Büro
• Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen rund um das Office
• Ablage und Pflege von Dokumenten in unseren digitalen Systemen, zum Beispiel Confluence und Seafile
• Unterstützung bei der Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen

Unterstützung für Finance und HR

• Unterstützung bei der Prüfung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen
• Ablage und Zuordnung von Belegen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten
• Zusammenstellung von Unterlagen und Übersichten für Buchhaltung und Steuerberatung
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Onboarding und Offboarding
• Pflege von Ansprechpartnerlisten und einfachen HR-Übersichten
• Unterstützung bei der Verwaltung von Mitarbeiterangeboten wie Jobticket, JobRad und Fitnessstudio
• Unterstützung internationaler Mitarbeitender bei organisatorischen Fragen

Weitere organisatorische Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung von Inventar, Fuhrpark und Zutrittsberechtigungen
• Koordination mit externen Dienstleistern, zum Beispiel Reinigung oder Ausstattung
• Unterstützung bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Pflege von Checklisten, internen Übersichten und kurzen Anleitungen
• Nachhalten von Rückmeldungen und offenen organisatorischen Punkten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder erste Berufserfahrung im Empfang, Sekretariat, Office Management oder in der Administration
• Auch als Quereinsteiger:in mit Erfahrung in einer serviceorientierten oder organisatorischen Rolle bist du willkommen
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Kontakt mit Menschen
• Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute Selbstorganisation und ein sicherer Umgang mit wiederkehrenden Aufgaben
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, die Besetzung am Empfang sicherzustellen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
• Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
• Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
• Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
• Moderner Arbeitsplatz in Dresden
• Weiterentwicklung Richtung Senior Assistenz / Operations / People & Finance Coordination