Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Schwerpunkt Finance, HR & Administration

Dresden

Vollzeit

Festanstellung

36.000 - 50.000 € pro Jahr

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du zentrale operative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Finance, HR und Administration. Du hältst dem Management den Rücken frei, denkst mit und voraus, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass administrative, personelle und finanznahe Themen strukturiert, sauber und verlässlich umgesetzt werden.

Du arbeitest nicht nur ab – du organisierst, steuerst und priorisierst.

Executive Support & Steuerung

Enge operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
Vorbereitung, Nachverfolgung und Strukturierung von Themen, Entscheidungen und Aufgaben
Selbstständige Koordination zwischen Finance, HR, Office und externen Partnern
Proaktive Klärung offener Punkte – auch wenn Rückmeldungen ausbleiben
Termin-, Themen- und Prioritätenmanagement mit Überblick über Abhängigkeiten

Finance-nahe Administration & Zuarbeit

Prüfung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen
Verwaltung und Abrechnung von Kreditkarten, Reisekosten und Spesen
Unterstützung bei Monats- und Jahreswechselthemen (Fristen, Zuarbeiten, Zusammenstellungen)
Sicherstellung sauberer Dokumentation für Steuerberatung & Buchhaltung
Mitdenken bei Kosten, Budgets und administrativen Optimierungen

HR Administration & People Operations

Unterstützung von HR bei administrativen Prozessen (Onboarding, Offboarding, Dokumentation)
Pflege von HR-nahen Übersichten, Ansprechpartnerlisten und internen Leitfäden
Koordination und Verwaltung von Mitarbeiterangeboten (Jobticket, JobRad, Fitnessstudio etc.)
Zuarbeit bei HR-relevanten Jahreswechselthemen
Unterstützung internationaler Mitarbeitender bei administrativen und organisatorischen Fragen

Office, Administration & Organisation

Gesamtverantwortung für reibungslose Office- und Admin-Prozesse
Dienstreisen: Organisation, Buchung, Abrechnung
Fuhrpark-, Inventar- und Zutrittsmanagement
Verwaltung externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Ausstattung)
Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen
Verantwortung für Arbeitsschutz-Themen (Ersthelfer, Brandschutz, SIFA-Koordination)

Prozesse, Struktur & Dokumentation

Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Admin-, HR- und Finance-nahen Prozessen
Erstellung und Pflege von:
- Policies (z. B. Kreditkarte, Geschenke, Fotos/Videos, Zutritt)
- Checklisten & Laufzetteln (Onboarding/Offboarding)
- internen Leitfäden & Jahreswechsel-Checklisten
Qualitätssicherung: Nachhalten und Einfordern definierter Prozesse
Entwicklung kleiner Automatisierungen und Kontrollmechanismen
Strukturierung von Ablagen (Confluence, Seafile)

Dein Profil

Fachlich

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, HR, Finance o. Ä.)
Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Administration, HR- oder Finance-nahen Rollen
Sehr gutes Verständnis für:
- HR-Administration
- Finance-Zuarbeit
- steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grundlagen
Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS 365, Confluence, strukturierte Ablagen)

Persönlich

Selbstbewusst, durchsetzungsstark und lösungsorientiert
Du hast kein Problem damit, nachzuhaken und auch unbequeme Themen anzusprechen
Du behältst den Überblick – auch wenn es chaotisch wird
Allrounder-Mentalität mit klarem Ownership-Verständnis
Du denkst mit, voraus und siehst Themen, bevor sie eskalieren
Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und professionelles Auftreten

Wir bieten dir

Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
Gleitzeitregelung mit einem festen Homeoffice-Tag pro Woche sowie zusätzlichem mobilem Arbeiten nach Absprache
Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
Moderner Arbeitsplatz in Dresden
Weiterentwicklung Richtung Senior Assistenz / Operations / People & Finance Coordination

Über uns

Bei deveritec arbeitest du an Technologien, die technisch wirklich fordern. Wir entwickeln komplexe Elektroniksysteme an der Schnittstelle von Hardware und Software und bewegen uns bewusst in Bereichen, in denen es keine trivialen Lösungen gibt. Unser Fokus liegt auf Deep-Tech-Projekten: hochperformante Signalverarbeitung, moderne Funktechnologien, IoT-Systeme (inkl. Matter), energieeffiziente Leistungselektronik sowie Spezialgebiete wie photonic computing oder Quantenelektronik. Dabei kombinieren wir Hardwareentwicklung, Embedded Software und FPGA-Design zu ganzheitlichen Systemlösungen. Mit unserer eigenen Elektronikfertigung (EMS) begleiten wir Projekte vom ersten Konzept über Prototypen bis zur Serie. Das bedeutet für dich: Du siehst, wie deine Entwicklung real umgesetzt wird, kannst direkt mitgestalten und hast kurzen Feedback-Loop zwischen Design, Test und Produktion.