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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Schwerpunkt Finance, HR & Administration

Festanstellung, Vollzeit · Dresden
36.000 - 50.000 € pro Jahr
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Deine Aufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung bist du zentrale operative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Finance, HR und Administration. Du hältst dem Management den Rücken frei, denkst mit und voraus, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass administrative, personelle und finanznahe Themen strukturiert, sauber und verlässlich umgesetzt werden.

Du arbeitest nicht nur ab – du organisierst, steuerst und priorisierst.

Executive Support & Steuerung
  • Enge operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
  • Vorbereitung, Nachverfolgung und Strukturierung von Themen, Entscheidungen und Aufgaben
  • Selbstständige Koordination zwischen Finance, HR, Office und externen Partnern
  • Proaktive Klärung offener Punkte – auch wenn Rückmeldungen ausbleiben
  • Termin-, Themen- und Prioritätenmanagement mit Überblick über Abhängigkeiten
Finance-nahe Administration & Zuarbeit
  • Prüfung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen
  • Verwaltung und Abrechnung von Kreditkarten, Reisekosten und Spesen
  • Unterstützung bei Monats- und Jahreswechselthemen (Fristen, Zuarbeiten, Zusammenstellungen)
  • Sicherstellung sauberer Dokumentation für Steuerberatung & Buchhaltung
  • Mitdenken bei Kosten, Budgets und administrativen Optimierungen
HR Administration & People Operations
  • Unterstützung von HR bei administrativen Prozessen (Onboarding, Offboarding, Dokumentation)
  • Pflege von HR-nahen Übersichten, Ansprechpartnerlisten und internen Leitfäden
  • Koordination und Verwaltung von Mitarbeiterangeboten (Jobticket, JobRad, Fitnessstudio etc.)
  • Zuarbeit bei HR-relevanten Jahreswechselthemen
  • Unterstützung internationaler Mitarbeitender bei administrativen und organisatorischen Fragen
Office, Administration & Organisation
  • Gesamtverantwortung für reibungslose Office- und Admin-Prozesse
  • Dienstreisen: Organisation, Buchung, Abrechnung
  • Fuhrpark-, Inventar- und Zutrittsmanagement
  • Verwaltung externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Ausstattung)
  • Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen
  • Verantwortung für Arbeitsschutz-Themen (Ersthelfer, Brandschutz, SIFA-Koordination)
Prozesse, Struktur & Dokumentation
  • Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Admin-, HR- und Finance-nahen Prozessen
  • Erstellung und Pflege von:
    • Policies (z. B. Kreditkarte, Geschenke, Fotos/Videos, Zutritt)
    • Checklisten & Laufzetteln (Onboarding/Offboarding)
    • internen Leitfäden & Jahreswechsel-Checklisten
  • Qualitätssicherung: Nachhalten und Einfordern definierter Prozesse
  • Entwicklung kleiner Automatisierungen und Kontrollmechanismen
  • Strukturierung von Ablagen (Confluence, Seafile)
Dein Profil

Fachlich

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, HR, Finance o. Ä.)
  • Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Administration, HR- oder Finance-nahen Rollen
  • Sehr gutes Verständnis für:
    • HR-Administration
    • Finance-Zuarbeit
    • steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grundlagen
  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS 365, Confluence, strukturierte Ablagen)

Persönlich

  • Selbstbewusst, durchsetzungsstark und lösungsorientiert
  • Du hast kein Problem damit, nachzuhaken und auch unbequeme Themen anzusprechen
  • Du behältst den Überblick – auch wenn es chaotisch wird
  • Allrounder-Mentalität mit klarem Ownership-Verständnis
  • Du denkst mit, voraus und siehst Themen, bevor sie eskalieren
  • Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und professionelles Auftreten
Wir bieten dir
  • Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
  • Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
  • Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
  • Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
  • Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
  • Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
  • Gleitzeitregelung mit einem festen Homeoffice-Tag pro Woche sowie zusätzlichem mobilem Arbeiten nach Absprache
  • Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
  • Moderner Arbeitsplatz in Dresden
  • Weiterentwicklung Richtung Senior Assistenz / Operations / People & Finance Coordination
Kontakt
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Über uns
deveritec entwickelt innovative Hardware- und Embedded-Softwarelösungen mit Fokus auf IoT (inkl. Matter), Industrie 4.0, Medizintechnik und Deep Tech. Wir realisieren Projekte von der Idee bis zur Serienproduktion – schnell, effizient und maßgeschneidert.
Your tasks
As an executive assistant, you are the central operational interface between management, finance, HR, and administration. You support management, think ahead, identify areas for action early on, and ensure that administrative, personnel, and finance-related issues are handled in a structured, clear, and reliable manner.

You don't just work through tasks—you organize, manage, and prioritize.

Executive Support & Management
  • Close operational support for management in day-to-day business
  • Preparation, follow-up, and structuring of issues, decisions, and tasks
  • Independent coordination between finance, HR, office, and external partners
  • Proactive clarification of open issues—even when feedback is not forthcoming
  • Managing deadlines, topics, and priorities with an overview of dependencies
Finance-related administration & support
  • Checking, preparing, and tracking incoming invoices
  • Managing and billing credit cards, travel expenses, and other expenses
  • Support with monthly and annual topics (deadlines, support tasks, compilations)
  • Ensuring clean documentation for tax consulting and accounting
  • Contributing ideas on costs, budgets, and administrative optimizations
HR Administration & People Operations
  • Supporting HR with administrative processes (onboarding, offboarding, documentation)
  • Maintaining HR-related overviews, contact lists, and internal guidelines
  • Coordinating and managing employee benefits (job ticket, JobRad, gym membership, etc.)
  • Assisting with HR-related year-end topics
  • Supporting international employees with administrative and organizational issues
Office, Administration & Organization
  • Overall responsibility for smooth office and admin processes
  • Business trips: organization, booking, billing
  • Fleet, inventory, and access management
  • Management of external service providers (e.g., cleaning, equipment)
  • Organization of team and company events
  • Responsibility for occupational safety issues (first aid, fire protection, SIFA coordination)
Processes, structure & documentation
  • Establishment, maintenance, and further development of admin, HR, and finance-related processes
  • Creation and maintenance of:
    • Policies (e.g., credit cards, gifts, photos/videos, access)
    • Checklists & forms (onboarding/offboarding)
    • Internal guidelines & year-end checklists
  • Quality assurance: Monitoring and enforcing defined processes
  • Development of small automation and control mechanisms
  • Structuring of storage systems (Confluence, Seafile)
Your profile
Professionally
  • Completed commercial training or degree (business administration, HR, finance, or similar)
  • Several years of experience in assistant, administrative, HR, or finance-related roles
  • Very good understanding of:
    • HR administration
    • Finance support
    • Tax and social security law basics
  • Confident use of digital tools (MS 365, Confluence, structured filing systems)
Personal
  • Self-confident, assertive, and solution-oriented
  • You have no problem following up and addressing uncomfortable issues
  • You keep track of things – even when things get chaotic
  • All-rounder mentality with a clear understanding of ownership
  • You think ahead and see issues before they escalate
  • High reliability, discretion, and professional demeanor
We offer
  • A responsible key role with considerable creative freedom
  • Direct collaboration with management
  • An environment in which independent thinking, creativity, and proactivity are expressly encouraged
  • Short decision-making processes, pragmatic solutions
  • Permanent employment with a high degree of personal responsibility and long-term prospects
  • Individual development and creative opportunities in a growing deep tech company
  • Strong social benefits: pension plan and disability insurance with subsidies between €100 and €200 per month
  • Flexible working hours with one fixed home office day per week and additional mobile working by arrangement
  • Attractive benefits: free job ticket or JobRad bike, as well as free training in the building's gym
  • Modern workplace in Dresden
  • Further development towards senior assistant / operations / people & finance coordination
Contact
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deveritec develops innovative hardware and embedded software solutions with a focus on IoT (incl. Matter), Industry 4.0, medical technology and deep tech. We realize projects from the idea to series production - quickly, efficiently and tailor-made.
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